📌 Wichtige Info: 7-PDF Attach Extract and Remove ist auf PDF/A-Rechnungen optimiert. Normale PDFs ohne Archivstandard können Sie hier im Online-Portal aber ebenfalls problemlos umwandeln. Möchten Sie den Prozess auch lokal automatisieren, nutzen Sie einfach den ZUGFeRD-Druckworkflow mit 7-PDF Printer Professional. Damit erstellen Sie Ihre E-Rechnungen direkt beim Drucken!

💡 ZUGFeRD XML – Best Practices für robuste Gültigkeit

Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsdaten und Preisberechnungen korrekt (negative Rechnungsbeträge (!) sind unzulässig nach DIN EN 16931) und Ihre Rechnungsvorlagen (z. B. aus Word oder Excel) die IBAN, BIC sowie Ihre USt-Id. (VAT ID) bzw. W-IdNr. im Format DE123456789 (ohne Leerzeichen) enthalten. Alternativ ist auch in Ausnahmefällen Ihre Steuernummer zulässig (Kleinunternehmerregelung), allerdings ist hier dann aber die UStID des Käufers auf der Rechnung zu nennen (ZUGFeRD required)! Diese Daten und Angaben sind Voraussetzung für ein valides ZUGFeRD-XML und den Vorsteuerabzug. Sie werden einer Plausibilitätsprüfung unterzogen, und nur ausgespielt, wenn diese erfolgreich ist. Ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung statt validem XML. Falls Sie noch keine USt-Id./W-IdNr. besitzen, wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Finanzamt.

Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass bei umsatzsteuerfreien Rechnungen – etwa im Rahmen des innergemeinschaftlichen Handels innerhalb der EU – ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung enthalten ist, der Begriffe wie steuerfrei oder besser Reverse Charge verwendet. Nur so kann im ZUGFeRD-XML der erforderliche Grund für die Steuerbefreiung korrekt angegeben werden.

Wichtig: Vermeiden Sie es, diese Angaben nur als Grafik im Header oder Footer Ihrer Vorlage zu platzieren! Unser OCR kann solche Informationen nicht immer zuverlässig erkennen – insbesondere dann nicht, wenn die Bildqualität im übermittelten PDF-Dokument unzureichend ist. Stellen Sie daher sicher, dass diese Daten als maschinell lesbarer Text direkt im Rechnungsdokument enthalten sind.

✅ Prüfen Sie Ihre E-Rechnungen vor der Weitergabe visuell und strukturell mit unserem 7-PDF E-Rechnung Validator, oder binden Sie die Validierung direkt in den Druckprozess mit ein.

📘 Hinweis zu steuerlichen Sonderfällen (Deutschland)

Der 7-PDF Invoice Extractor unterstützt automatisiert das Reverse-Charge-Verfahren bei innergemeinschaftlichen B2B-Rechnungen gemäß § 13b UStG (z. B. bei Kunden in der EU mit gültiger USt-ID).

Rechnungen mit nationalen Reverse-Charge-Ausnahmen (z. B. Bauleistungen oder Metallhandel nach § 13b UStG Anlage 4 UStG) werden ebenso wie Rechnungen im Rahmen der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG unterstützt!

Wichtig: Dieser Online Service ist auf die gesetzlichen Rahmenbedingungen in Deutschland zugeschnitten. Sollten Sie außerhalb Deutschlands anderen nationalen Umsatzsteuervorschriften unterliegen, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater und stellen Sie sicher, dass die lokalen Vorschriften bei der Nutzung des Tools eingehalten werden.

📌 Important info: 7-PDF Attach Extract and Remove is optimized for PDF/A invoices. However, you can also easily convert regular PDFs without archive standard here in the online portal. If you would also like to automate the process locally, simply use the ZUGFeRD print workflow with 7-PDF Printer Professional. This way you create your e-invoices directly when printing!

💡 ZUGFeRD XML – Best practices for robust validity

Please ensure that your invoice data and price calculations are correct (negative invoice amounts (!) are not permitted according to DIN EN 16931) and that your invoice templates (e.g., from Word or Excel) contain the IBAN, BIC, and your VAT ID or tax number in the format DE123456789 (without spaces). Alternatively, in exceptional cases, your tax number is permitted (small business regulation), but in this case, the buyer’s VAT ID must be stated on the invoice (ZUGFeRD requirement)! This information is required for a valid ZUGFeRD XML and the input tax deduction. They will be subject to a plausibility check and only included if successful. Otherwise, you will receive an error message instead of valid XML. If you do not yet have a VAT ID/tax number, please contact your local tax office.

Note: Please make sure that for tax-exempt invoices – for example, in the context of intra-Community trade within the EU – a corresponding note is included on the invoice that uses terms like tax-exempt or preferably Reverse Charge. Only in this way can the required reason for tax exemption be correctly specified in the ZUGFeRD XML.

Important: Avoid placing this information only as a graphic in the header or footer of your template! Our OCR cannot always reliably recognize such information – especially if the image quality of the submitted PDF document is insufficient. Therefore, ensure that this data is included as machine-readable text directly in the invoice document.

✅ Check your e-invoices visually and structurally before forwarding with our 7-PDF E-Invoice Validator, or integrate the validation directly into the print process.

📘 Note on special tax cases (Germany)

The 7-PDF Invoice Extractor automatically supports the reverse charge procedure for intra-Community B2B invoices in accordance with § 13b UStG (e.g., for customers in the EU with a valid VAT ID).

Invoices with national reverse charge exceptions (e.g., construction services or metal trading according to § 13b UStG, appendix 4 UStG) as well as invoices within the framework of the small business regulation according to § 19 UStG are also supported!

Important: This online service is designed for the legal framework in Germany. If you are subject to other national VAT regulations outside Germany, please consult your tax advisor and ensure that local regulations are observed when using the tool.